Il contratto di locazione commerciale è uno strumento fondamentale per le aziende, soprattutto per quelle che hanno bisogno di uno spazio fisico per svolgere la propria attività (ad es., un ufficio, come nel caso di imprese di servizi e startup).

Firmare un contratto di locazione commerciale implica diverse responsabilità e obblighi, sia per il locatore che per il conduttore. In questo articolo esploreremo gli aspetti chiave del contratto, incluse le principali clausole, i diritti e gli obblighi delle parti e le problematiche più comuni da tenere in considerazione.

1. Cos’è una locazione commerciale

Il contratto di locazione commerciale è un accordo tra un locatore (proprietario dell’immobile) e un conduttore (chi affitta) per l’utilizzo di un immobile a scopo commerciale.

A differenza dei contratti di locazione ad uso abitativo, quello commerciale è regolato da normative specifiche, che tutelano entrambe le parti, assegnando, come vedremo, particolari diritti al conduttore.

Una caratteristica fondamentale della locazione commerciale è la durata minima del contratto, che di norma è di 6 anni, con rinnovo per ulteriori sei anni alla prima scadenza. Questo termine di durata serve a garantire stabilità alle attività commerciali che, per loro natura, richiedono continuità e sicurezza.

2. Elementi essenziali del contratto di locazione commerciale

Vediamo gli elementi essenziali del contratto di locazione commerciale e alcune peculiarità tipiche di questa tipologia di contratto:

• Durata del contratto >> La durata minima è di 6 anni, con rinnovo automatico per ulteriori 6 anni alla scadenza, a meno che il locatore non comunichi la disdetta con un preavviso di 12 mesi per motivi specifici, quali l’uso personale dell'immobile (o da parte di parenti entro il secondo grado), la demolizione o la ristrutturazione. Il conduttore, invece, può recedere anticipatamente, con un preavviso di almeno 6 mesi.
• Canone di locazione >> Il canone deve essere determinato in modo chiaro e le modalità di pagamento specificate. È possibile prevedere l’aggiornamento annuale del canone in base all’indice ISTAT dei prezzi al consumo, generalmente pari al 75% dell’incremento.
• Deposito cauzionale >> Il conduttore è tenuto a versare un deposito cauzionale, non superiore a tre mensilità del canone mensile, a garanzia dell’adempimento dei suoi obblighi. Esso non può utilizzarsi per il pagamento del canone dovuto.
• Spese accessorie e oneri >> Il contratto dovrebbe chiarire chi è responsabile delle spese accessorie come utenze, spese condominiali, pulizia, funzionamento e ordinaria manutenzione dell’ascensore, fornitura dell’acqua, energia elettrica, riscaldamento e condizionamento dell’aria, nonché per la fornitura di altri servizi comuni, fermo restando che la manutenzione ordinaria compete normalmente al conduttore.
• Recesso anticipato >> Il conduttore può recedere dal contratto con un preavviso minimo di 6 mesi per "gravi motivi". Tali motivi devono essere reali e comprovabili, come ad es. il calo drastico del giro d’affari che renda impossibile la prosecuzione dell'attività. È possibile che al conduttore sia concessa la facoltà di recedere anticipatamente anche in assenza di gravi motivi.

3. Obblighi e responsabilità del Locatore e del Conduttore

Nel contratto di locazione commerciale, entrambe le parti assumono precisi obblighi. Vediamo quali sono:

- Obblighi del locatore. Il locatore deve garantire che l’immobile sia idoneo all’uso commerciale e rispettoso delle normative vigenti in materia di sicurezza. Se l’immobile presenta difetti che ne impediscono il pieno utilizzo, il locatore è tenuto a risolvere il problema o a risarcire il conduttore. La manutenzione straordinaria, come rifacimenti strutturali o rinnovamenti importanti, è di competenza del locatore, salvo diversi accordi specifici contenuti nel contratto.

- Obblighi del conduttore. Il conduttore deve utilizzare l'immobile in modo conforme a quanto indicato nel contratto e rispettare le regole condominiali. È inoltre responsabile della manutenzione ordinaria, che riguarda le riparazioni e i lavori necessari per mantenere l’immobile in buono stato per l’uso quotidiano. Alcuni esempi di manutenzione ordinaria includono: a) riparazione di impianti elettrici o idraulici minori; b) sostituzione di rubinetti difettosi o lampadine; c) tinteggiatura delle pareti o manutenzione di serramenti.

- Indennità di avviamento. In caso di recesso del locatore al termine del contratto, il conduttore ha diritto a un'indennità di avviamento se l’attività commerciale svolta nell’immobile prevedeva un contatto diretto con il pubblico. L’indennità equivale a 18 mensilità del canone (o 21 mensilità in caso di attività alberghiere). Questo diritto non è applicabile in caso di recesso del conduttore o per risoluzioni dovute a suoi gravi inadempimenti, nonché nel caso di risoluzione consensuale tra le parti.

4. Locazioni transitorie e loro utilità

Una tipologia di contratto di locazione commerciale che si va diffondendo è quella “transitoria”, con contratti di affitto pensati per esigenze temporanee ed una durata che va dai 6 ai 18 mesi.

A differenza delle locazioni commerciali standard, questi contratti sono utilizzati per rispondere a bisogni di natura transitoria, come ristrutturazioni, eventi temporanei o avvio di progetti sperimentali. 

Le società che spesso hanno necessità di spazi flessibili per periodi brevi possono beneficiare di questa soluzione per contenere i costi, senza impegnarsi in contratti a lungo termine.

5. Coworking, l’alternativa alla locazione adatta alle startup

Il coworking, al pari dei contratti transitori, rappresenta un’alternativa flessibile e dinamica al tradizionale contratto di locazione commerciale.

Si tratta di un modello nato e sviluppatosi nei Paesi Anglosassoni, anche per mezzo di startup di successo internazionale, il quale prevede che più professionisti e startup condividano spazi lavorativi all’interno di uno stesso ambiente, senza impegnarsi in lunghi contratti di affitto.

A differenza della locazione commerciale, il coworking offre contratti più brevi, solitamente mensili o trimestrali, e una gestione semplificata delle spese, poiché i costi di manutenzione e le utenze sono spesso inclusi.

Questo approccio si presta particolarmente bene alle esigenze delle startup, che usualmente preferiscono soluzioni agili e meno vincolanti, potendo ridurre i costi e accedere a servizi comuni, con notevoli opportunità di business e di networking.

6. Conclusioni

Il contratto di locazione commerciale è, come abbiamo visto, un accordo complesso, che proprio per questo richiede particolare attenzione ai dettagli, al fine di evitare future controversie. Ogni clausola deve essere valutata attentamente per tutelare sia il locatore che il conduttore.

Inoltre, esistono tipologie contrattuali più innovative e al passo coi tempi, come le locazioni transitorie e i contratti di coworking, che si stanno sempre più affermando negli ultimi anni, ma che richiedono attenzione, sia per consentire che i modelli utilizzati siano conformi alla legge, sia per evitare utilizzi inappropriati, capaci di creare problemi tanto ai locatori quanto ai conduttori.

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